Adevărul despre email

Poșta electronică e un adevărat mister. Cam asta e concluzia pe care o extrag citind acest articol din Decât o Revistă. Autoarea, Sophia Țigănaș, este o adolescentă de 17 ani, destul de inteligentă și curajoasă, și scrie despre dificultățile pe care le întâmpină ea cu e-mail-ul. Și o înțeleg, și vreau să îi spun că nu e singură.

O să încerc însă să răspund la toate întrebările Sophiei, dar înainte de toate să îi spun un secret. Nici adulții nu se descurcă cu e-mail-ul. E o unealtă încă nouă și chiar dacă există câțiva adulți care au dezvoltat o oarecare dexteritate în a trimite câteva mesaje prin poșta electronică, majoritatea sunt încă deficitari la capitolul ăsta. Și vezi lucrul ăsta uitându-te la câți oameni sunt incapabili să se exprime în scris, pentru că de-acolo începe toată problema.

E-mail-ul este doar o formă de conversație, de comunicare interumană, mai săracă prin faptul că nu conține semnalele pe care oamenii le transmit prin diverse metode de comunicare non-verbale: gestică, tonul vocii, inflexiuni. Și de aceea, uneori, e util să îmbogățim e-mail-urile noastre cu un pic de informație suplimentară. Dar hai întâi să ne uităm la:

Întrebările Sophiei

1. De ce trebuie să încep e-mailurile cu numele persoanei, printr-o formulă în stilul „Bună X”? – Nu trebuie să-i spui numele, dar probabil că te vei simți mai bine să o faci. În primul rând, merită să saluți persoana respectivă; salutul este o pregătire a convorbirii care îl deschide pe cel care citește, și va fi mult mai receptiv la mesajul tău. În al doilea rând, probabil că o să pui numele persoanei respective pentru tine - tu creezi o conexiune non-verbală cu acea persoană, și adresându-i-te cu nume cel mai probabil că o să îți fie mai ușor să îți reglezi tonul conversației. Din propriile mele observații, când începi o conversație, formula de salut tinde să fie de cel puțin două cuvinte - să începi o conversație pe e-mail doar cu un „Bună” va fi insuficient, și o să simți chiar tu, scriind, lucrul ăsta.

   Să începi însă fără niciun fel de introducere este mult mai rău. E-mail-ul e sărac în a transporta emoții, și prima emoție pe care o dă e una de răceală. Dacă începi cu acea răceală, e-mail-ul e un act dur, fără milă, fără emoție. Nu are în el nici personalitatea ta exprimată prin scrisul de mână, nici vocea ta, nici celelalte semnale cu care e de obicei încărcată comunicarea umană. De-asta vrei să îndulcești comunicarea asta cât de mult poți, dar nu mai mult decât e necesar.

   Formula de încheiere e iarăși menită să întărească parteneriatul din conversație, o întărire a relației. Eu dacă semnez cu Dorin înseamnă că suntem în termeni prietenoși. Dacă semnez cu Dorin Lazăr, probabil mailul e în BCC la avocat. Probabil cea mai dură încheiere la un mail pe care îl trimit este: „Cu respect, Dorin Lazăr”. Dacă ai primit un astfel de mail de la mine îmi pare rău pentru tine și pentru ce se va întâmpla mai departe. De fapt, probabil că nu.

   Adresa de e-mail nu e suficientă. Poate scrie sus „Dorin Lazăr dorinlazar@xyz.abc”, dar unii oameni mă știu sub alte nume, care nu au nicio legătură cu numele scris acolo. Adresa aceea de mail nu e pentru tine, nu e parte din comunicarea ta. E ca și cum ai trimite o scrisoare prin poșta normală - pe plic e trecută o adresă, acolo pui numele civil al omului, dar dacă e iubitul tău, nu îi scrii cu numele de catalog. Că probabil aveți o altă relație. Formula de adresare sintetizează stadiul în care e relația voastră.

2. Cât de lung ar trebui să fie un e-mail? – Cât de lung trebuie, nu mai lung, nici mai scurt. Ca orice tip de comunicare, utilitatea ei e dată de conținut. Dacă scrii unui coleg de muncă un răspuns la un e-mail e posibil să pui un simplu: „Mulțumesc mult de sfaturi, X” (unde X e numele tău). Un răspuns poate chiar să sară peste formula introductivă, aia pentru că în mijlocul unei conversații nu te întrerupi la fiecare replică să zici „Bună, X”.

   Dacă e un mail de muncă, încearcă să-l organizezi sub formă de listă - și dacă lista ta e acționabilă, numerotează punctele. Ajută în conversația ulterioară să poți spune: „așa cum ziceam la punctul 4…”. Dar dacă nu e mail de muncă lungimea mesajului depinde de relația ta cu destinatarul. Când scrii către cineva drag nu faci rabat la cuvinte, când scrii către un funcționar de stat nu stai prea mult la vorbă. Așadar, nu există o regulă pentru cât de lung ar trebui să fie un e-mail, există doar o reflexie a relației pe care o ai cu partenerul de conversație.

3. E oare absolut necesar să răspund la un e-mail doar ca persoana care l-a trimis să știe că am primit mesajul? – Dacă persoana respectivă îți comunică ceva concret, important, util, e bine să confirmi primirea, mai ales dacă e ceva care are un deadline. În context de muncă, probabil răspunsul tău va fi: „am primit mesajul tău, investighez problema și revin” dacă îți ia mai mult de o oră să rezolvi problema respectivă. De-asta sistemele de raportare a erorilor dintr-un site o să-ți trimită instantaneu un mesaj „am primit informația de la tine, o s-o examinăm cât de repede putem”.

   Dar uneori natura comunicației nu cere un răspuns instantaneu. Dacă tu ai un partener de conversație intimă prin poștă electronică (pen pal, cum le zice la noi la sat), e de la sine înțeles că nu îi poți răspunde cu un „am primit mesajul tău, voi procesa aceste aspecte intime conversaționale și îți voi răspunde”. Dar, cum ziceam la început, frecvența comunicării va veni în mod natural în funcție de tipul de conversație pe care îl ai.

   Chiar Sophia spune mai târziu că „e chiar politicos să dai like la mesaj, ca cealaltă persoană să primească o notificare când închei conversația, nu doar să dispari”. Deci da, când conversezi pe mail e politicos să dai „like” la mesaj.

   Insist foarte mult pe partea asta de comunicare personală și chiar intimă, deși în ultima vreme foarte mulți renunță la acest aspect. Cred că e o greșeală. E-mail-ul este înlocuitorul poștei clasice, și poșta clasică a fost mod de comunicare și pentru documente și acte, dar și pentru menținerea unor prietenii la distanță. Și acum ajungem la:

4. Ce e acceptabil să comunici printr-un e-mail? – orice, în limitele naturii relației pe care o ai cu destinatarul. Uneori e ok să strecori într-un e-mail de muncă o glumă (cât timp stă on-topic) pentru că ajută să se mai relaxeze oamenii care îți citesc conversația. Ca orice alt tip de comunicare, nu ar trebui să existe alte tabu-uri decât cele impuse de natura relației pe care o aveți. Dar pentru numele lui Dumnezeu, nu trimiteți lucruri pe care cineva le-ar putea folosi mai târziu într-un șantaj. Nu uitați că orice relație poate fi compromisă - ce acum e adevărat nu va mai fi peste un an sau doi.

5. Dacă doar am nevoie de câteva opinii, de ce să scriu un e-mail și să mă chinui cu formulări pompoase de parcă aș construi un contract de la zero, când aș putea cere același ajutor printr-un simplu mesaj pe Instagram? – În primul rând cu fiecare persoană vorbești unde vorbești. Dacă de exemplu eu îți dau adresa mea de mail (care e spusă la Despre mine) probabil nu o să apreciez foarte mult un mesaj pe Instagram. Cu unii oameni vorbesc pe Discord, cu unii pe Facebook Messenger, cu unii pe Whatsapp. Dar ce nu au aceste moduri de comunicare și le are e-mail-ul e faptul că e foarte dificil să găsești după câțiva ani o conversație pe care ai avut-o cu cineva pe un subiect anume, pentru că toate canalele respective (inclusiv Instagram) tind să fie o singură conversație în care subiectul tot se schimbă de la oră la oră, de la zi la zi. În schimb, e-mail-ul are un subiect (foarte des ignorat, dar mi se pare esențial pentru a rezuma conversația și pentru a regăsi-o mai târziu) după care poți să cauți în arhivă.

   Dacă e ceva sfat util pe care îl ceri, sau niște opinii utile, probabil o să vrei să le primești undeva separat de conversația ta normală cu omul respectiv. Și nu, nu trebuie să te chinui nici cu formulări pompoase când scrii un mail; de fapt, ar fi bine să nu o faci.

   Ce îți permite e-mail-ul și nu îți permite Instagram? În primul rând, îți permite să dezvolți niște idei, și să le trimiți doar când le ai mult mai bine gândite. Uită-te în partea cealaltă - poate tu ești cea care primește mesajul de ajutor, și tu vrei să dai ajutor cuiva. E un singur mesaj pe Instagram suficient? Ai timp să te gândești la el, sau va fi un răspuns superficial? Oare chiar ai timp să te gândești și să răspunzi într-un fel suficient de bun și acoperitor pentru întrebarea care ți-a fost pusă?

   Superficialitatea modalităților de comunicare instant este o chestiune care îmi displace - există utilitate pentru comunicarea instantanee, dar atunci când sunt lucruri mai importante, prefer temporizarea impusă de compunerea unui mesaj de poștă electronică.

6. Eu cu cine vorbesc? (oamenii din CC) – Când vorbești cu o singură persoană e destul de simplu. Vorbești cu persoana respectivă, și atât. Când ajung persoane în CC, asta înseamnă că persoanele respective sunt interesate de acea conversație, dar nu au nevoie să fie neapărat o parte din acea conversație. Pui în „To:” oamenii care chiar trebuie să citească acel mesaj, și oamenii care ar putea să-ți răspundă la conversație, și pui în „Cc:” oamenii care pot face ceva cu informația respectivă sau doar trebuie să rămână informați. De exemplu, dacă tu reprezinți un grup de elevi, și iei o poziție în numele lor, e posibil să trimiți acel mail către, să zicem, directoarea școlii, și să îi pui în Cc pe cei din grupul pe care îl reprezinți. Sau, dacă e importantă intimitatea lor, în „Bcc:”. Deci e destul de simplu: „To:” pentru adresanții direcți, „Cc:” pentru cei care trebuie să fie informați, nu neapărat să răspundă și „Bcc:” pentru cei care trebuie informați, dar vrei să-i protejezi.

   Există așadar niște motive bune pentru a folosi „Bcc”, și printre cele mai simple justificări pentru existența lui e că oricum dacă e cazul te poți duce în „Sent” și să faci un „Forward” cu mailul către oamenii respectivi. Motivele respective țin de intimitate dar și informare în același timp. E și o aducere aminte că e-mail-ul nu e secret. Vezi ce ziceam și la punctul 4 în legătură cu ce pui acolo.

7. E vorba de faptul că noi scriem e-mailuri adulților – îmi displace să corectez adolescenți, dar aș adăuga acolo un „deocamdată”. Există o mulțime de adolescenți care comunică în scris altfel decât prin Instagram: și da, mulți adolescenți probabil își scriu mailuri. În cazul tău personal, da, deocamdată scrii doar adulților. Dar asta e doar o situație de moment. Sau, în fine, în momentul în care o să vorbești cu cei de vârsta ta pe e-mail o să fii adult, și… asta e. Eu am început să scriu mailuri oamenilor de vârsta mea de când aveam 15 ani, și nu a fost o problemă.

8. „Ca adolescenți, trebuie să lucrăm de trei ori mai mult și să fim de 10 ori mai formali pentru a fi luați în serios” – am câteva vești pentru tine. Și adulții au probleme similare la compunerea de mesaje scrise. Formalitatea e o cale de scăpare - dacă conversația ta nu are substanță, introducerea formalismelor încearcă să disimuleze importanță. Dar nu e cazul, sunt sigur că poți avea o conversație cât se poate de normală fără să te formalizezi excesiv. În scris, nimeni nu știe câți ani ai, și foarte des rămâne doar ca detaliu irelevant dacă ai ceva interesant de zis. Dar Sophia nu mi se pare că are problema asta - așa că lucratul de trei ori mai mult e o frământare interioară cumva naturală, dată de nesiguranța de sine specifică vârstei.

Câteva secrete ale percepției e-mail-urilor

Pentru Sophia e cumva natural ca e-mail-ul să fie ceva „scary”. Țin minte că ideea ca o scrisoare pe care o scriu eu să ajungă la redacția unui ziar local sau să fie citită de cineva care făcea topul muzical la radio m-a terifiat. Am câștigat odată un concurs la radio, și am primit o carte premiu. Eram atât de terifiat de ideea că voi avea ocazia să interacționez cu cineva care vorbește la radio că am stat ore întregi (fără glumă) în fața sediului radioului (un apartament într-un bloc cât se poate de anonim) neîndrăznind să bat la ușă¹.

Așa că dacă Sophia folosește e-mail-ul prima oară ca să converseze cu cineva care o intimidează, e de înțeles. O să treacă peste această fază. Am însă un secret pentru ea. Cunosc suficiente persoane de 30, 40, 50, 60 de ani care au aceeași problemă, minus capacitatea ei de a învăța și se adapta. Ceea ce înseamnă că o mulțime de oameni sunt prinși în aceleași întrebări ca și Sophia, fără capacitatea de a evolua, de a primi și procesa un răspuns la întrebările lor.

Și e un pic deranjant când primești un răspuns scris neîngrijit, fără formule de introducere sau încheiere, fără majuscule, fără punctuație, de la un profesor universitar. Dar se întâmplă. Ca om care am prins mediul universitar la începutul penetrării e-mail-ului în România, pot să vă spun că e foarte ușor să îți dai seama cât de firavă e autoritatea profesorilor când îi vezi că sunt incapabili să se exprime în scris.

Foarte mulți adulți nu reușesc să stăpânească, așadar, această formă de comunicare pentru că, în general, au o problemă cu stăpânirea oricărei forme de comunicare scrisă. Pentru a te convinge, uită-te la calitatea conversațiilor de pe Facebook, din comentariile de la articolele ziarelor, de pe reddit sau orice altă platformă de comunicare publică.

E-mail-ul are o etichetă proprie de comunicare, etichetă care nu diferă foarte mult de comunicarea normală. Da, expresivitatea prin e-mail nu e o calitate pe care mulți o stăpânesc, dar foarte puțini oameni sunt, real, capabili să se exprime prin scris. Comunicarea superficială, gen Facebook, Whatsapp sau Instagram e preferată pentru că e acceptată ca fiind superficială și fără importanță, și deci nu are consecințe.

De-asta e bine că oameni ca Sophia își pun întrebări - ei pot să schimbe lucrul ăsta în comunicarea proprie. Unii din ei o vor face în timp prin natura preocupărilor pe care și le vor dezvolta în timp. Alții… alții rămân cu un handicap sever de comunicare. Și e tragic când mulți dintre aceștia ajung oameni în funcții de conducere, oameni cu responsabilități, sau chiar scriitori. Dar să nu ofer acest spoiler cuiva care trebuie să învețe despre literatura română pentru bacalaureat.