Inbox Zero

Îmi place să fie curățenie. Poate lucrul ăsta nu e evident în jurul meu tot timpul, dar îmi plac minimalismul și curățenia. De aceea în momentele de relaxare mă apuc să fac curățenie; chiar dacă nu pare o activitate relaxantă, satisfacția obținută din curățenie poate fi mai mare decît relaxarea din stat aiurea și fluierat în vînt.

Cînd vine vorba de calculator, îmi place ca lucrurile să fie bine organizate. Nu murdăresc în foarte multe locuri pe calculator (am un folder downloads unde intră mai toate chestiile, sau, pentru chestii ‘flotante’, foldere numite cu ‘Temp’ sau chiar în rădăcina celui de-al doilea drive din Windows.

Pentru mail, însă, lucrurile sunt mai complicate un pic. Mailurile pot fi importante sau neimportante, urgente sau junk; uneori nu e clar care e care. Mă gîndeam că v-ar ajuta un pic să vedeți cam cum ajung eu să îmi țin inbox-ul în viață, și să primesc numai lucruri relevante.

În primul rînd sunt conectat aproape permanent la e-mail. E posibil să răspund mai repede la un e-mail decît la telefon, și e de departe cea mai importantă cale de a mă contacta. De aceea pe cartea mea de vizită e pus e-mail-ul, dar nu e pus numărul de telefon.

Marele avantaj e că de văzut îți văd mesajul cît de repede pot, dar de răspuns răspund cînd vreau eu. Comunicarea prin e-mail mai are avantajul de a-mi permite să dezvolt idei, și uneori chiar să simulez conversații prin poștă clasică, conversații care au un farmec aparte.

Gata cu vorbăria. Metoda mea:

  1. Lucrurile care țin de muncă/birou nu se țin în adresa de mail personală. Pe principiul you don’t sh*t where you eat.
  2. Citesc toate mailurile care îmi vin în inbox.
  3. Dacă e mesaj comercial de la cineva unde știu sigur că nu m-am abonat la vreo listă, dau Mark as Spam. Fără niciun fel de emoții.
  4. Dacă e mesaj comercial, dar frecvența e destul de rară și subiectul interesant (De exemplu promoții pe Steam, Amazon, GOG sau HumbleBundle), citesc și, în funcție de conținut, păstrez în INBOX sau șterg după ce citesc. Vezi mai jos ce fac cu mailurile rămase din INBOX.
  5. Dacă e mesaj comercial neinteresant sau frecvența e prea mare, aplic un filtru care scoate automat din INBOX și mută în folderul ‘Commercial spammers’, lăsînd mesajele necitite. E posibil să aibă lucruri interesante uneori.
  6. Mesajele de la liste de discuții le repartizez identic, urmînd ca fie să le marchez automat ca citite (dacă nu prea mă interesează subiectele) sau să le las necitite.
  7. Toate folderele mele sunt marcate ca ‘show if unread’. Așa nu văd decît mesajele necitite, dacă mă interesează.
  8. Ocazional verific după titlu mesajele din Commercial spammers și din listele de discuții. Dacă nu îmi atrage nimic privirea le șterg.

După ce fac această selecție, îmi rămîn mailurile relativ importante: de la oamenii pe care îi cunosc, și de la cei noi care vor să mă contacteze, plus o mulțime de notificări de interes pentru mine. De exemplu notificările de subscripție la comentarii pe bloguri, comentariile din blogul meu, etc. ajung toate în Inbox.

Totuși, și așa rămîn o mulțime de mailuri nesortate. Fie stabilesc reguli noi de sortare, dacă e cazul, și arhivez mesajele importante (confirmări de plăți, documente importante, conversații importante aka de referință, etc.). Ce nu arhivez în mod intenționat șterg (da, mesajele voastre ajung în Trash destul de repede).

Ce păstrez în INBOX sunt invitații la evenimente (Google Now îmi face remind automat cînd se prinde că am o chestie la care trebuie să ajung) sau mailurile la care trebuie să mai acționez, de exemplu să nu uit că cineva mi-a comentat la blog, dacă e cazul să răspund (și cel mai des e).

Ideea e că dacă am mai mult de 50 de mesaje în INBOX e cazul de o curățenie. Și chiar dacă nu am aceeași satisfacție ca atunci cînd îmi fac curățenie pe birou, un Inbox Zero e chiar mișto.

Uneori mai controlez că nu a intrat în Spam ceva ce nu ar fi avut ce căuta în spam. Din fericire nu fac des asta, așa că dacă sunteți spammeri de profesie si v-a intrat mailul în folderul aferent… Ata ete.

Oricum, ideea importantă e că e-mail-ul nu trebuie să-ți conducă viața, și pentru asta trebuie să-l faci să fie relevant. Pentru asta e important să acționezi din timp, si să marchezi spam-ul, sau să scoți informatiile neimportante din zona unde primești notificări. Cu cît faci mai repede asta, cu atît mai mult timp salvezi cu același mesaj neimportant bîzîindu-te. Și da, nu vrei să pățești ca în această poveste despre neglijență [atenție, buzzfeed crap]. Iar pentru cei care nu știu cum arată un Inbox Zero:

Inbox Zero

Comments

Inbox Zero — 3 Comments

  1. Si eu sunt adeptul Inbox Zero de vreo 2 ani si acum m-as simti chiar ciudat sa las un mail in Inbox lucru pe care il fac foarte rar, dar de obicei la fel ca in cazul tau sa nu uit ceva.

    Eu folosesc mult si Label-urile ca sa-mi grupez mail-urile citite pe categorii.

    • Și eu încerc să fac la fel; dar mai încerc încă un lucru: să rămînă în arhiva de mailuri doar cele importante. Cele mai dificil de controlat sunt cele trimise. Dar nu aș mai putea să trăiesc cu mii de mailuri în Inbox. 🙂

  2. Pingback: O săptămână de Google Inbox | dorinlazar.ro